Executive Assistant (M/W/D)

Im Jahr 2023 hat Swissport International professionelle Bodenverkehrsdienstleistungen für rund 232 Millionen Fluggäste erbracht (2022: 186 Millionen) und in 115 Luftfrachthallen weltweit rund 4,7 Millionen Tonnen Luftfracht (2022: 4,8 Millionen) umgeschlagen. Mehrere ihrer Frachthallen sind vom Branchenverband IATA (CEIV Pharma) und der britischen MHRA speziell für das anspruchsvolle Handling von Pharmasendungen zertifiziert. Swissport beschäftigt per Ende Dezember 2023 weltweit rund 60.000 Mitarbeitende und ist an 286 Flughäfen in 44 Ländern auf sechs Kontinenten tätig.                                                                                                                                                    

Im Zuge einer Nachfolgeregelung suchen wir per 1. August 2024 oder nach Vereinbarung eine:n

EXECUTIVE ASSISTANT (M/W/D) 
PENSUM | 80-100%

ARBEITSORT | FLUGHAFEN ZÜRICH

Deine Tätigkeiten:

Abwechslungsreiches und selbstständiges Office Management für den Station Manager Zürich, dazu gehören:

• Selbstständige Vorselektion und Bearbeitung von E-Mails sowie des Postverkehrs
• Umfassendes Agenda-Management, Koordinierung von Meetings/Sitzungen
• Sitzungsvorbereitungen, Aufbereitung von Präsentationen, Daten-Auswertungen und Führungsmitteln (Kennzahlen)
• Protokollierung (DE & EN) und Nachbearbeitung von Meetings und Workshops, inkl. umfangreichem Pendenzen-Management
• Organisation und Begleitung von internen und externen Anlässen, Workshops und Seminaren, Mitarbeiter-Events und -Aktionen
• Organisation von Station Visits
• Rechnungs- und Budgetkontrolle inkl. Erledigung der Spesenabrechnungen
• Organisation von Onboardings für Neueintritte
• Travel Management für die gesamte Station
• Koordination Staff Exchanges aus der Region CH, IT & FR 

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Weiterbildung zur eidg. Dipl. Direktionsassistentin/-Assistenten
• Ausgewiesene Erfahrung in ähnlicher Funktion
• Versierte Kenntnisse der O365 Programme (insbesondere Microsoft Teams, SharePoint, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Visio)
• Muttersprache Deutsch, stilsicheres Englisch (in Wort und Schrift)

Deine Persönlichkeit:

• Grosse Selbständigkeit, Teamfähigkeit, Flexibilität sowie hohe Stressresistenz
• Hands-on-Mentalität und Bereitschaft, sich in vielfältige Themen-Bereiche einzuarbeiten
• Hohe Kunden- und Dienstleistungsorientierung
• Ausgeprägtes Organisationstalent
• Verschwiegenheit und Diskretion
• Sichere Umgangsformen und gepflegtes Erscheinungsbild sowie Kommunikationsfähigkeit auf allen Hierarchiestufen
• Extrovertiert, Freude am Umgang mit Kunden und Kolleginnen und Kollegen aus allen Kulturkreisen

Haben wir dein Interesse geweckt? Wenn du nach einer neuen Herausforderung im Umfeld der Luftfahrtindustrie suchst, motiviert bist, in einem internationalen Unternehmen arbeiten und deine Ideen in die Tat umzusetzen möchtest, bist du bei uns an der richtigen Adresse. Wir freuen uns auf deine Online Bewerbung.