Administrative/r Mitarbeiter/in Event Management und GL

Administrative/r Mitarbeiter/in Event Management und GL

60%–80%

Erziehungsdepartement, Generalsekretariat, St. Jakobshalle, Event Management und Verwaltung
per sofort oder nach Vereinbarung, befristet auf 1 Jahr mit Aussicht auf Festanstellung
Ihre Aufgaben
Ihr Profil
Datenpflege und Koordination: Ihre Hauptaufgabe ist die Datenpflege
Erfahrung: Anwenderkenntnisse der gängigen Office-Palette (Word, Ex-
der Belegungsübersicht von eingehenden Anfragen und feststehenden
cel, Powerpoint, Outlook) werden vorausgesetzt. Kenntnisse mit SAP
Buchungen sowie die Unterstützung bei Reservationsanfragen im Offer-
sind von Vorteil.
ten- und Vertragswesen.
Persönlichkeit: Sie arbeiten je nach Aufgabe sowohl selbständig als
Veranstaltungsadministration: Sie verantworten die Veranstaltungsad-
auch im Team und verfügen über ein hohes Qualitätsbewusstsein, sind
ministration, übernehmen administrative Aufgaben im laufenden Tages-
flexibel, kundenorientiert und haben die Fähigkeit, vernetzt zu denken
geschäft (Telefondienst, Kundenberatung, Postverkehr u.ä.) und unter-
und Zusammenhänge rasch zu erkennen.
stützen das Verwaltungsteam sowie die Projektleitung in sämtlichen
Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufslehre im
Belangen.
kaufmännischen Bereich und bringen neben Ihrer Berufserfahrung idea-
Administrative Unterstützung: Zudem arbeiten Sie eng mit der Assis-
lerweise auch Kenntnisse aus der Veranstaltungsbranche mit.
tentin des Direktors zusammen und leisten Unterstützung in verschiede-
Sprache: Stilsicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse runden ihr
nen administrativen Angelegenheiten.
Profil ab.
Flexibilität und Einsatzbereitschaft zeigen: Die Eventbranche bringt
es mit sich, dass Einsätze mitunter abends und an Wochenenden nötig
sind; bei Bedarf zeigen Sie vor, während und nach Veranstaltungen un-
terstützende Präsenz.
Lösungsorientiert arbeiten: Dank gesundem Durchsetzungsvermögen,
Verhandlungsgeschick und Kundenorientierung behalten Sie auch in
hektischen Situationen den Überblick und können auf die vielfältigen Be-
dürfnisse von Event-Veranstaltern eingehen.
Einblick in unsere Arbeit
Das Generalsekretariat ist die Planungs- und Koordinationsstelle des De-
Seit 1976 ist die St. Jakobshalle Basel im Dreiländereck zwischen der
partements. Es ist zuständig für die Politikvorbereitung, unterstützt die
Schweiz, Deutschland und Frankreich ein verlässlicher Partner für die
Departementsleitung, begleitet bereichs- und departementsübergreifende
Durchführung unterschiedlichster Veranstaltungen. Mit ihren elf Hallen
Projekte und betreut die strategische Planung des Departements. Zum
und einer Gesamtfläche von insgesamt 20'000 m2 zählt sie zu den mo-
Generalsekretariat gehören die Abteilungen Recht, Records Manage-
dernsten und multifunktionalsten Hallen. Sie bietet perfekte Vorausset-
ment, Politikvorbereitung und Projekte, das Strategie Office, die St. Ja-
zungen für einzigartige Events: von öffentlichen Mega-Events über
kobshalle sowie die Geschäftsstelle des Erziehungsrates. Die Arbeit des
grosse Corporate-Anlässe bis zu Workshop-Seminaren und Messen. Or-
Generalsekretariats ist von grosser Bedeutung für den effizienten Betrieb
ganisatorisch ist die St. Jakobshalle Basel Teil des Generalsekretariats
des Erziehungsdepartements.
des Erziehungsdepartements.
Ihr Kontakt
Fragen zur Funktion
Fragen zu Ihrer Bewerbung
Evelyne Coray
Barbara Wirz
Assistentin des Direktors
HR-Beraterin
Tel. +41 61 317 82 14
Tel. +41 61 267 84 22