Administrative Assistant

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Administrative Assistant

Genève, Schweiz

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OneDoc ist die führende Online-Terminbuchungsplattform in der Schweiz. Heute nutzen mehr als 8'500 Gesundheitsfachpersonen und 2,5 Millionen Patient:innen täglich unsere Dienste. Vielleicht bist du auch einer von ihnen!

Unsere Mission ist klar: die Interaktion zwischen Fachpersonen des Gesundheitswesens und Patient:innen zu erleichtern. Um dies zu erreichen, können wir auf ein junges und dynamisches Team von mehr als 50 Personen zählen, die an vier Standorten in der Schweiz verteilt sind!

Um unser Wachstum zu unterstützen, suchen wir eine:n Administrative Assistant an unserem Standort Zürich oder Genf. Könntest du das sein?

Diese Stelle ist eine Teilzeitstelle (60 - 80%), mit einem Arbeitsbeginn im Januar 2025.

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Was sind deine Aufgaben?

Personalwesen:

• Unterstütze den Rekrutierungsprozess, einschliesslich der Veröffentlichung von Stellenanzeigen, der Vorauswahl von Kandidaten und der Teilnahme an Vorstellungsgesprächen.
• Unterstütze das HR-Team bei der Umsetzung von HR-Richtlinien und -Verfahren..

Unterstützung bei der Rechnungsstellung:

• Bestellungen in unserem ERP-System (Odoo) für Kunden gemäss Verträgen und Servicevereinbarungen vorbereiten und erfassen.
• Anfragen von Kunden zu Rechnungen, Abrechnungen und Zahlungsbedingungen auf Deutsch beantworten.
• Kreditkartentransaktionen und andere Buchungsvorgänge in Odoo erfassen.
  

Organisation von Firmenveranstaltungen:

• Veranstaltungen im Büro, Teambuilding-Aktivitäten und unser jährliches Offsite-Event organisieren.
• Die Logistik für interne und externe Events planen (z. B. Buchung von Veranstaltungsorten, Catering-Koordination).
• Initiativen zur Mitarbeiterbindung unterstützen, um eine positive Unternehmenskultur zu schaffen.

Büroverwaltung:

• Den reibungslosen Ablauf in den Büros und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden an unseren Standorten in Genf, Zürich, Lausanne und Lugano sicherstellen.
• Den Bestand an Büromaterialien verwalten, neues Material bestellen und die Ausgaben überwachen, um sicherzustellen, dass sie im Budgetrahmen bleiben.
• Mit der Gebäudeverwaltung, dem Reinigungspersonal und externen Dienstleistern für Reparaturen, Wartung und Services kommunizieren.

Welchen Typ von Administrative Assistant suchen wir?

Ausbildung: Du hast ein eidgenössisches Fähigkeitszeugnis (EFZ) als kaufmännischer Angestellter oder ein Diplom in Human Resources, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich. 

Erfahrung: Du bringst mindestens 1 bis 5 Jahre erfolgreiche Berufserfahrung in einer administrativen oder kaufmännischen Assistenzrolle mit. 

Genauigkeit: Du arbeitest äusserst präzise und sorgfältig, insbesondere bei der Bearbeitung finanzieller Daten. 

Organisation: Du besitzt ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig effizient zu bewältigen. 

Odoo-Kenntnisse: Kenntnisse des Tools Odoo sind ein Pluspunkt. 

Sprachkenntnisse: Du verfügst über starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch/Schweizerdeutsch und Französisch. Gute Englischkenntnisse sind ebenfalls erforderlich (Italienischkenntnisse sind von Vorteil). 

Arbeitserlaubnis: Du besitzt eine gültige Arbeitserlaubnis für die Schweiz.

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Warum bei OneDoc?

Wir möchten sicherstellen, dass deine Zeit bei OneDoc unvergesslich wird, also bereite dich auf das Folgende und vieles mehr vor!

Hybrides Arbeiten

Geniesse die Flexibilität, sowohl aus der Ferne als auch im Büro zu arbeiten

Berufliches Wachstum

Engagement und Proaktivität werden immer belohnt

5 Wochen Urlaub pro Jahr

Profitiere von 5 Urlaubswochen pro Jahr, um dich zu erholen

Team events

Regelmässige Team Events, darunter einmal im Jahr ein Offsite in der Bergen 

Ready to rock at OneDoc?

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