Assistent/-in der Direktorin EFV / Leitung Sekretariatspool

Gemeinsam mit einer Kollegin verantworten Sie den reibungslosen Ablauf des Direktionssekretariats. Sie unterstützen die Direktorin mit Ihrem administrativen und organisatorischen Talent. Es besteht zudem die Möglichkeit einer Leitung bzw. Co-Leitung unseres Sekretariatspools.

Aufgaben

• Sitzungen und Konferenzen sowie Dienstreisen im In- und Ausland organisieren und die benötigten Unterlagen bereitstellen
• Eingehende Aufträge priorisieren, weiterleiten und die Erledigung überwachen
• Den Terminkalender der Direktorin koordinieren und planen
• Erteilen von telefonischen Auskünften und Empfang von Besucher/-innen
• Stilsicheres Verfassen von Korrespondenz in deutscher und einfachere Texte in französischer Sprache
• Personelle, fachliche und organisatorische Führung der Mitarbeitenden des Sekretariatspools (3 Mitarbeitende)

Profil

• Kaufmännische Ausbildung mit mehreren Jahren Erfahrung in ähnlichem Umfeld
• Rasche Auffassungsgabe, redaktionelles Geschick und gute Kommunikationsfähigkeit
• Organisationstalent, Flair für die IT und digitale Affinität, exaktes Arbeiten, belastbar und flexibel
• Sehr initiativ, selbstständig, vertrauenswürdig und teamorientiert
• Sehr gute aktive Kenntnisse zweier Amtssprachen sowie aktive Englischkenntnisse

Die Eidgenössische Finanzverwaltung (EFV) ist ein Amt des Eidgenössischen Finanzdepartements und wacht über die Bundesfinanzen. Wir erstellen das Budget, den Finanzplan und die Rechnung des Bundes. Alle wichtigen Vorhaben der Departemente mit Auswirkungen auf die Bundesfinanzen gehen über unseren Tisch. Die Arbeit in der EFV ist vielfältig: Wir kümmern uns auch um die Finanzstatistik, das Rechnungswesen und den nationalen Finanzausgleich, wir beschaffen Mittel am Geld- und Kapitalmarkt und stellen die Zahlungsbereitschaft des Bundes sicher. Die Finanzverwaltung zeichnet sich durch einen guten Zusammenhalt unter den Mitarbeitenden, flache Hierarchien und moderne, zentral gelegene Arbeitsplätze aus. Werden Sie Teil unseres Teams!