Assistent/in Sektion Kaukasus, Zentral- und Ostasien, DEZA

Als Assistent/in der Sektion Kaukasus, Zentral- und Ostasien unterstützen Sie die Sektionsleitung sowie die Mitarbeitenden in diversen administrativen Aufgaben. Sie fühlen sich wohl in Ihrer Rolle als Ansprechperson für eine ganze Sektion und deren Büros im Ausland und arbeiten gerne unterstützend in einem Team.

Aufgaben

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Sektionsleitung inklusive der Koordination von Terminen, Entgegennehmen und Weiterleiten / Weiterbearbeiten von Anfragen sowie Organisation und Verwaltung der administrativen Aufgaben des Teams
• Organisation von internen und externen Sitzungen, Events und Dienstreisen, wie auch den Empfang von Besuchenden
• Publisher für die Abteilung Asien – Amerikas, Super User IT und ActaNova
• Unterstützung im Finanzmanagement (Abrechnungen, Monitoring, Controlling von sektionsinternen Abrechnungen)
• Verantwortung für die Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Verbalnoten) in D/F/E sowie die Erstellung von Sitzungsprotokolle
• Unterstützung bei weiteren Kommunikationsaufgaben, wie z.B. Bearbeitung von Websites (Intranet und Internet) und weiteren internen Informationsmanagement-Systemen
• Unterstützung der Sektionsleitung ins personaladministrativen Prozessen
• Sicherstellung des Informationsflusses innerhalb des Teams
• Weitere Aufgaben je nach Bedarf

Profil

• Kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Ausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
• Kenntnisse der Bundesverwaltung und deren Arbeitsabläufe von Vorteil
• Gute Kenntnisse (mündlich und schriftlich) zweier Amtssprachen sowie Englisch
• Versierte Anwednung der MS-Office Produkte sowie Erfahrung im Umgang mit verschiedenen IT-Systemen
• Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sowie eine vernetzte Denkweise
• Eine flexible und belastbare Persönlichkeit mit hoher Dienstleistungsorientierung
• Ausgeprägte Teamfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit und Kommunikation mit Kollegen weltweit

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte.

Die Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit (DEZA) ist das Kompetenzzentrum für internationale Zusammenarbeit der Schweiz. Die DEZA setzt die Aussenpolitik der Schweiz in der Humanitären Hilfe, der Entwicklungszusammenarbeit und der Ostzusammenarbeit um, in Zusammenarbeit mit anderen Bundesämtern. Sie unterstützt die Länder, Armut zu bekämpfen und globale Herausforderungen zu bewältigen. So sorgt die DEZA zum Beispiel dafür, dass benachteiligte Bevölkerungsgruppen einen besseren Zugang zu Bildung und Gesundheit erhalten oder dass Umweltprobleme gelöst werden. Einen Schwerpunkt setzt die DEZA bei fragilen und von Konflikten betroffenen Ländern.