Kaufmännische Assistenz, Biel, 80%

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Kaufmännische Assistenz, 80%

in Biel

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Die Abteilung Migration unterstützt im Auftrag des Kantons Personen aus dem Asyl- und Flüchtlingsbereich bei ihrer Integration. Für dieses Mandat suchen wir im Bereich Case Management Integration, Administration,  eine selbständige und motivierte Persönlichkeit als

Kaufmännische Assistenz

per sofort oder nach Vereinbarung
befristet bis 30.9.2025
 

Ihre Aufgaben

Empfang und Telefondienst:

1. Sie leisten regelmässige Einsätze am Empfang.
2. Sie sind verantwortlich für die Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen sowie die Bearbeitung telefonischer Anfragen.
3. Sie übernehmen die Stellvertretung der Sozialarbeitenden und Jobcoaches bei telefonischen Anfragen in deren Abwesenheit.

Administrative Aufgaben:

1. Sie sind verantwortlich für die Bearbeitung administrativer Tätigkeiten sowie die Korrespondenz im Bereich sozialer, sprachlicher und beruflicher Integration auf Auftrag von Sozialarbeitenden, Jobcoaches und der Fachstelle Sprachförderung.
2. Sie übernehmen die Verwaltung von Kurs- und Programmanmeldungen und stellen sicher, dass alle Anmeldedaten korrekt erfasst werden.
3. Sie kümmern sich um die Verwaltung von Terminen und die Organisation von Übersetzenden, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten.
4. Sie übernehmen bei Bedarf diverse weitere administrative Aufgaben und tragen so zur effizienten Unterstützung des Teams bei.

Fallführungssystem und Dokumentation:

1. Sie sind für die Bewirtschaftung der Fallführungssysteme NFAM sowie OPACC verantwortlich und stellen sicher, dass alle relevanten Daten korrekt eingegeben und aktualisiert werden.
2. Sie erstellen Mutationsmeldungen und erfassen Erwerbsaufnahmen sowie Integrationsmassnahmen, um die Fallakten stets auf dem neuesten Stand zu halten.
3. Sie sorgen für die ordnungsgemässe Dokumentenablage und stellen sicher, dass alle Unterlagen jederzeit leicht zugänglich und gut organisiert sind.

Finanzen und Controlling:

1. Sie sind verantwortlich für die Erstellung von Auszahlungsbelegen und die Kontierung von Rechnungen, um eine korrekte Buchführung zu gewährleisten.
2. Sie unterstützen das Team bei Controlling- und Reporting-Aufgaben und tragen so zur effizienten Überwachung und Analyse der finanziellen Situation bei.

Ihr Profil

1. Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung oder eine gleichwertige Ausbildung und verfügen über mehrjährige Berufserfahrung.
2. Sie haben ausgezeichnete IT-Kenntnisse (MS-Office-Palette) und sind gewohnt im Umgang mit ERP-Systemen.
3. Sie sind eine kommunikative, flexible und belastbare Persönlichkeit, die kooperativ und vernetzt arbeitet und auch in einem hektischen Umfeld einen kühlen Kopf bewahrt.
4. Sie schätzen die Zusammenarbeit im Team, arbeiten aber auch gerne selbständig.
5. Sie haben ausgezeichnete Deutschkenntnisse sowie sehr gute Französischkenntnisse in Wort und Schrift.
6. Sie haben Kenntnisse über den Asyl- und Flüchtlingsbereich oder Interesse daran.

Ihr Gewinn

Wir bieten Ihnen eine selbständige, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld mit attraktiven Anstellungsbedingungen und Sozialleistungen.

Wir als Arbeitgeber

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen, elektronischen Bewerbungsunterlagen.

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Sie haben noch Fragen? Ich bin gerne für Sie da.

Herr Damian Jarasi
Leiter Administration, Bereich Case Management Integration
032 544 20 70

Über uns

Das Schweizerische Rote Kreuz ist die grösste humanitäre Organisation der Schweiz. Das SRK Kanton Bern setzt sich im ganzen Kanton für mehr Menschlichkeit ein. Rund 700 Mitarbeitende und 2000 Freiwillige engagieren sich in den Bereichen Entlastung, Gesundheitsförderung, Bildung und Integration.

Wirkungsfelder