Executive Assistant (80-100%)

Executive Assistant (80-100%)

Ihre Aufgaben

In dieser Position leisten Sie dem Geschäftsführer der KLK Kolb Group & Tensachem und dem CEO von KLK OLEO Europe administrative Unterstützung auf hohem Niveau und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Diese Position erfordert ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten sowie Multitasking-Fähigkeiten, um Zeitpläne, Korrespondenz und andere Führungsaufgaben effektiv zu verwalten.

Administrative Unterstützung

• Verwaltung und Pflege des Kalenders der Führungskraft, Planung von Sitzungen und Koordinierung von Terminen
• Vorbereiten und Bearbeiten von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten
• Erledigung von Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Reiserouten
• Vorbereiten von Spesenabrechnungen und Kreditkartenabrechnunge

Kommunikationsmanagement

• Funktionieren als Hauptansprechpartner zwischen der Führungskraft und internen/externen Interessengruppen
• Prüfen und Priorisieren von E-Mails, Anrufen und anderer Kommunikation
• Verfassen und Beantworten von Korrespondenz im Namen der Führungskraft

Koordination von Besprechungen

• Organisieren und Vorbereiten von Tagesordnungen, Materialien und Nachbereitung von Sitzungen 
• Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen und Sicherstellung der rechtzeitigen Verteilung
• Sicherstellen, dass die Führungskraft auf alle Termine gut vorbereitet ist

Projektmanagement

• Unterstützung bei der Planung und Durchführung spezieller Projekte oder Veranstaltungen
• Überwachen von Terminen, Verfolgen des Fortschritts und Bereitstellen von Updates für die Führungskraft

Büromanagement

• Wahrung der Vertraulichkeit und diskreter Umgang mit sensiblen Informationen
• Verwaltung von Büromaterial, Ausrüstung und anderen Ressourcen
• Koordinierung mit anderen Abteilungen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten

Beziehungsmanagement

• Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Kunden, Verkäufern und Teammitgliedern
• Repräsentieren der Führungskraft in professioneller Weise bei Interaktionen

Ihr Wissen, Ihr Können, Ihre Erfahrung

• Bachelor - Abschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich bevorzugt oder gleichwertig
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Funktion
• Erfahrung in der chemischen oder pharmazeutischen Industrie ist von Vorteil
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Beherrschung der Microsoft Office Suite, Google Workspace und anderer relevanter Software
• Fähigkeit zum Multitasking und zur Arbeit unter Druck in einem schnelllebigen Umfeld
•  Ausgeprägte Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten
• Professionelles Auftreten und die Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren
• Eigenmotiviert, proaktiv und detailorientiert
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Prioritäten

Unser Angebot

• Eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem stark wachsenden internationalen Unternehmen
• Arbeitsort ist Hedingen/Schweiz; gelegentliches Reisen kann erforderlich sein 
• Ein professionelles, etabliertes Unternehmen mit einem offenen, internationalen und kreativen Arbeitsumfeld
• Attraktive Anstellungsbedingungen