Office Manager Basel, 60%-80%

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Office Manager Basel, 60%-80%

Zweigstelle

Basel

Eintrittsdatum

01.04.2025

Arbeitszeiten

80%

Art des Arbeitsvertrags

Permanent

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Description

We are seeking a proactive and detail-oriented Office Manager (60-80%) to oversee the day-to-day operations of our branch Basel. The Office Manager will ensure the workplace runs smoothly, supporting staff, maintaining office systems, and fostering a productive and positive work environment. This role is critical in keeping operations efficient and maintaining a professional environment for employees and clients. The Office Manager reports directly to the COO Division Zurich/Basel.

Mission

We are seeking a proactive and detail-oriented Office Manager to oversee the day-to-day operations of our branch Basel.

Main responsibilities

• Office Operations Management.
  • Maintain and organize office operations, systems and procedures.
  • Monitor and replenish office supplies, equipment, and services.
  • Coordinate with vendors for office maintenance, repairs, and improvements.
• Administrative Support.
  • Manage branch appointments and correspondences.
  • Organize company events, meetings, and branch activities.
• Cashier Desk.
  • Responsible for cashier desk Basel.
  • Responsible for audit tasks for cashier desk Basel.
• Staff Support.
  • Assist onboarding and orientation for new hires.
  • Maintain office policies.
• Financial Administration.
  • Assist in budget management and invoice processing.
  • Collaborate with accounting to mange petty cash.
• Communication and Culture.
  • Act as the primary point of contact for internal communication in Basel.
  • Ensure the office adheres to health, safety, and compliance standards.
• Corporate Social Responsibility.
  • Support and manage the CST activities/projects of the Basel branch.
  • Collect data for carbon footprint assessment and maintain statistics.
  • Actively participate at the internal worldwide CSR meetings by video conference and deliver results from the Basel branch.

Start: asap

This is a permanent, 60-80% role located in Basel.

(Due to the responsibilities of this role, remote work is unfortunately not possible or only very limited.)

 

Personal skills

Proactive, open, loyal, and assertive personality

Self-disciplined & goal-oriented working approach

Education

• Education: Diploma
• Certification: Apprenticeship or similar qualification
• IT Tools: Strong Microsoft Office skills

Experience

• Years of experience: 7-10 : senior
• Experience required:
• Proven experience as an Office Manager, Administrative Manager, Personal Assistant, or a similar role (7-10 years experience)
• Excellent organizational and multitasking skills
• Experience in communicating professionally with various stakeholders on different seniority levels
• Experience in private banking: Preferred

Language

• English: Mother Tongue
• German: Mother Tongue
• French: Basic

OTHER

• Swiss resident: Mandatory

Apply NowZurück zur Liste Portal für Online-Bewerbungen – Richtlinien für den Umgang mit personenbezogenen Informationen potenzieller Kandidaten/innen

Das System für Online-Bewerbungen (nachfolgend das «Online-Bewerbungsportal» oder «Portal») der Union Bancaire Privée, UBP SA, (nachfolgend «die UBP») wird von unserem Hauptsitz in Genf aus gemäss schweizerischem Recht, namentlich den Datenschutz betreffend, sowie auf der Grundlage nachfolgender Grundsätze betrieben. Es ermöglicht allen Personen (nachfolgend «die Kandidaten/innen»), Bewerbungen zu den im Online-Bewerbungsportal ausgeschriebenen offenen Stellen sowie Spontanbewerbungen einzureichen. Davon ausgenommen sind Personalvermittlungsunternehmen und Headhunters.  Mehr

Die UBP garantiert, dass sie über das Online-Bewerbungsportal übermittelte Personendaten wie Vor- und Nachnamen, Anschrift und andere im Zusammenhang mit der Identität oder dem beruflichen Werdegang der Kandidaten/innen stehende Informationen (nachfolgend die «Personendaten») vertraulich behandeln wird. Die Bank wird diese auf einem internen gesicherten Server speichern, zu dem nur die zur Bearbeitung der betreffenden Bewerbung ermächtigten Personen Zugriff haben. Mit der Übermittlung der Personendaten über das Online-Bewerbungsportal akzeptieren die Kandidaten/innen die Risiken der Datenübertragung via Internet, die keinen absoluten Datenschutz garantiert. Durch die Übermittlung ihrer Personendaten erlauben die Kandidaten/innen, dass diese von der UBP und/oder jeder Zweigstelle der UBP Gruppe (nachfolgend «die UBP Gruppe»), insbesondere von den jeweiligen Human-Resources-Abteilungen im Rahmen der Rekrutierung neuer Mitarbeiter zur Prüfung und Nachverfolgung der Bewerbungen verwendet werden. Liegt für eine offene Stelle der Arbeitsort ausserhalb der Schweiz oder könnte ein Kandidaten/innenprofil eine Zweigstelle der UBP Gruppe im Ausland interessieren, erklären sich die Kandidaten/innen im Voraus damit einverstanden, dass ihre Personendaten der betreffenden Zweigstelle zugestellt werden. Des Weiteren akzeptieren sie, dass das für besagte Zweigstelle im Ausland geltende Recht nicht unbedingt einen dem schweizerischen Recht entsprechenden Daten- oder Arbeitnehmerschutz gewährleistet. Die UBP verpflichtet sich, ohne Zustimmung der Kandidaten/innen keine vorgenannten Personendaten an Dritte ausserhalb der UBP Gruppe weiterzuleiten, zu veröffentlichen und/oder zu verkaufen, es sei denn, diese Informationsübermittlung erfolge auf Anfrage einer staatlichen, gerichtlichen oder anderen Aufsichtsbehörde und/oder sei von Gesetzes wegen verordnet. Teilen die Kandidaten/innen der UBP den Namen einer Referenzperson mit, müssen sie diese im Voraus davon in Kenntnis setzen und akzeptieren, dass die Vertreter der UBP mit ihr Kontakt aufnehmen. Falls Kandidaten/innen ihre Bewerbung sowohl über ein Personalvermittlungsunternehmen oder einen Headhunter als auch über das Online-Bewerbungsportal einreichen, wird die UBP einzig die zuerst eintreffende Bewerbung berücksichtigen. Die Kandidaten/innen werden daran erinnert, dass sie laut schweizerischem Recht Zugang zu den sie betreffenden Personendaten haben und dass Ihnen das Recht zusteht, falsch mitgeteilte Informationen zu berichtigen. In diesem Falle werden die Kandidaten/innen gebeten, die UBP über das Online-Bewerbungsportal mit der genauen Angabe des Zwecks ihrer Anfrage zu kontaktieren. Die Bewerbungsunterlagen der Kandidaten/innen werden während der zu ihrer Prüfung erforderlichen Zeit aufbewahrt, die Originale in der Folge an die Kandidaten/innen zurückgeschickt und allfällige Kopien zerstört. Eine Ausnahme bilden die mit dem Einverständnis der Kandidaten/innen aufbewahrten Unterlagen. Mit der Eingabe von Personendaten in das Online-Bewerbungsportal der UBP stimme ich einer Bearbeitung damit gemäss den oben erläuterten Grundsätzen zu, die ich zur Kenntnis genommen habe. stimme ich einer Aufbewahrung meiner Bewerbungsunterlagen durch die UBP zu, falls die Bank dies im Hinblick auf künftige Stellen für sinnvoll erachtet.

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