Administrative Assistenz (m/w/d) am Institut für Theoretische Physik 80%-100%, Zürich, unbefristet

Administrative Assistenz (m/w/d) am Institut für Theoretische Physik

80%-100%, Zürich, unbefristet

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Das Institut für Theoretische Physik unterhält ein vielfältiges Forschungsprogramm und trägt wesentlich zur Ausbildung von Studierenden und Doktorierenden im Fachbereich Physik bei. Es umfasst fünfzehn Professuren mit insgesamt rund 100 Mitarbeitenden.

Für unser Institut suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine sehr erfahrene, kommunikative und teamorientierte Administrative Assistenz (w/m/d).

Stellenbeschreibung

Als Administrative Assistenz sind Sie zusammen mit drei weiteren KollegInnen hauptverantwortlich für das Sekretariat des Instituts im lebhaften und internationalen Umfeld der Hochschulforschung.

Ihr vielfältiger Aufgabenbereich umfasst die Erstellung und Überwachung des Budgets und die Verwaltung der finanziellen Drittmittel von nationalen und internationalen Forschungsprojekten inkl. Projektreportings. Dazu gehört auch der Support bei der Projekt- und Mitarbeitendenplanung sowie das Rechnungswesen, Spesenabrechnungen und die Personaladministration. Die Korrespondenz erfolgt in Deutsch und Englisch.

Human Resources: Zu den Aufgaben gehören die Korrespondenz mit der HR-Abteilung, die Abwicklung von Neuanstellungen und Verträgen, sowie die Verlängerung und Umfinanzierung bestehender Verträge. Zudem unterstützen Sie neue Mitarbeitende bei weiteren Belangen für einen guten Start in der Schweiz.

Finanzen: Sie überwachen das Budget und erstellen Budgetübersichten, einschliesslich Account Management, Personalkostenhochrechnungen und Personalplanung.

Grant Management: Sie erstellen und überwachen die Budgets und Financial Reports für Drittmittelprojekte und sind verantwortlich für den administrativen Teil der Grant Reports, einschliesslich Finanzen und Outputdaten.

Profil

• Sie verfügen über eine  mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position im kaufmännischen Bereich
• Mit Ihren stilsicheren Deutsch- und Englischkenntnissen können Sie in unserem internationalen Umfeld problemlos mündlich sowie schriftlich kommunizieren
• Sie beherrschen die gängigen MS-Office Programme, haben von Vorteil SAP-Kenntnisse und sind nicht abgeneigt Neues zu lernen
• Zu Ihren Stärken gehören exaktes Arbeiten, ein Flair für Zahlen sowie Flexibilität
• Ausserdem haben Sie ein Talent für Organisation und Koordination
• ​​​​Sie sind eine integre und loyale Person, denken und arbeiten dienstleistungsorientiert und ergänzen mit Ihrer Teamfähigkeit proaktiv unser Institut

Arbeitsort

Arbeitsort

Wir bieten

• Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
• Ein engagiertes und kollegiales Team und Arbeitsumfeld
• Moderne Büroräumlichkeiten und eine gute Infrastruktur
• Wir arbeiten am Hönggerberg umgeben von Natur - mit einer optimalen Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel
• Vergünstigungen wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung etc., attraktive Vorsorgeleistungen

chevron_right Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität ist uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können.

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Arbeitszeugnisse und Diplome

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.
Weitere Informationen über das Institut für Theoretische Physik finden Sie auf unserer Webseite. Für Auskünfte steht Ihnen Frau Era Ajro, Tel. 044 633 25 77 oder E-Mail erajro@ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.