Sachbearbeiter/in Geschäftsverwaltung des Stabs

Aufgaben

• Die Ämterkonsultationen für das Departement koordinieren.
• In Zusammenarbeit mit der Bundeskanzlei die Bundesrats- und Parlamentsgeschäfte abwickeln.
• Die Traktandenliste für die wöchentliche Bundesratssitzung auf der Grundlage von der Bundeskanzlei bereitgestellten Dokumente für den Departementsvorsteher erstellen und laufend aktualisieren - EXEBRC, Acta Nova und Office-Anwendungen.
• Die korrekte Verwaltung der Unterlagen und Dossiers des Departementsvorstehers auf der Grundlage der Organisationsvorschriften sicherstellen.
• Die Korrespondenz des Departementsvorstehers verwalten und koordinieren: eingehende und ausgehende Post registrieren, Fristen überwachen und einfache Korrespondenz verfassen.

Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Information und Dokumentation oder kaufmännische Ausbildung mit eidgenössischem Fähigkeitszeugnis
• Erfahrung mit elektronischer Dokumentenverwaltung und Prozesssteuerung, z. B. Acta Nova
• Kompetenter Umgang mit Informatikanwendungen
• Gute mündliche und schriftliche Kenntnisse zweier Amtssprachen und des Englischen; für die Ausübung dieser Funktion werden ausgezeichnete Deutschkenntnisse vorausgesetzt (Lesen und Schreiben)
• Selbständige Arbeitsweise, ausgeprägte Kundenorientierung
• Interesse an innen- und aussenpolitischen Themen
• Flexibles Arbeiten je nach Arbeitsvolumen

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte.

Das Generalsekretariat (GS-EDA) unterstützt und berät als Stabstelle den Departementsvorsteher in seiner täglichen Arbeit. Es bereitet die Geschäfte für Parlament und Bundesrat vor und informiert die Öffentlichkeit über die Aktivitäten des Departements. Zudem unterstützt es das Vertragsmanagement im EDA, führt das Compliance Office und prüft die Effektivität des Risikomangements, der Kontrollen sowie der Führungs- und Überwachungsprozesse. Ausserdem stellt es die Chancengleichheit im EDA sicher und behandelt alle historischen Fragen, die das Departement betreffen. Dem Generalsekretariat unterstellt ist zudem Präsenz Schweiz, welche die Strategie des Bundesrats für die Landeskommunikation der Schweiz umsetzt.