Assistent*in Generalsekretariat 60-80%

Das Generalsekretariat stellt die reibungslose und effektive administrative Unterstützung des Verwaltungsrats und der Direktion sicher und übernimmt eine zentrale Rolle in der Organisation und Koordination der entsprechenden Geschäftsprozesse.

Stellenantritt: per sofort oder nach Vereinbarung

Aufgaben

• Sie unterstützen das Generalsekretariat in verschiedenen administrativen Tätigkeiten wie Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Sitzungen.
• Sie organisieren Termine, Sitzungen und Anlässe für den Verwaltungsrat und dessen Präsidium, die Geschäftsleitung und den Direktor sowie für den Generalsekretär.
• Sie erstellen Korrespondenz, einfache Protokolle und Präsentationen.
• Sie stellen das Dokumentenmanagement für die Gremien des Verwaltungsrats und der Geschäftsleitung sicher und unterstützen das Generalsekretariat in der Vertragsverwaltung.
• Sie überwachen und überprüfen die Einhaltung von Terminen und Reportings.
• Sie agieren in spezifischen Aufgaben als Stellvertretung des Generalsekretärs.

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) sowie allenfalls die Weiterbildung zur Direktionsassistent*in
• Versierter Umgang mit M365 und IT-Anwendungen (z.B. IT-basierte Arbeitsorganisation, Projektmanagementsoftware)
• Sehr gute Deutschkenntnisse mündlich und schriftlich, Italienischkenntnisse von Vorteil
• Analytisches und vernetztes Denken sowie eigenverantwortliches Handeln
• Sehr gute Arbeitsorganisation, Belastbarkeit und Flexibilität 
• Gewandt in der Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen

Wir bieten

• Ein verantwortungsvolles, vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einem spannenden und dynamischen Umfeld
• 4-6 Wochen Ferien pro Jahr, je nach Alter
• Zusätzliche 6 Betriebsferientage pro Jahr 
• Wahlweise mit Beitrag an Verpflegungskosten (Lunch Checks) sowie diverse Vergünstigungen, z.B. bei Mobility Carsharing, Mobile Abos
• Ein grosses Angebot an internen Weiterbildungsmöglichkeiten

Über uns

Die AOZ ist eine öffentlich-rechtliche Organisation mit mehr als 2'000 Mitarbeiter*innen. Im Auftrag des Bundes, der Kantone, der Stadt Zürich und diverser Gemeinden erbringt sie fachliche Dienstleistungen im Migrations- und Integrationsbereich.

Interessiert?

Arbeitsort: Eggbühlstrasse 15, 8050 Zürich

Daniel Neuhaus
Generalsekretär
T 044 415 70 51
steht Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung.

Sibylle Ischer
HR Business Partnerin

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Referenz-Nr.: 54369