Administrative:r Mitarbeiter:in mit Organisationstalent (m/w/d) 80%-100%, Zürich, unbefristet

Administrative:r Mitarbeiter:in mit Organisationstalent (m/w/d)

80%-100%, Zürich, unbefristet

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Die Abteilung Campus Services unterstützt Lehre, Forschung und Verwaltung in den Bereichen Logistik, Mobilität und Veranstaltungen. Sie stellt zudem ein umfassendes Informationsmanagement sowie die Orientierung an der ETH Zürich sicher und verantwortet das Detailhandels- und Gastronomieangebot.

Ab dem 1. Mai 2025 oder nach Vereinbarung suchen wir für unser Team im Bereich Hospitality and Partner Organisations eine:n motivierte:n und verantwortungsbewusste:n administrative:n Mitarbeiter:in. In dieser Position erwarten Sie spannende Aufgaben, bei denen Sie Ihre langjährige Erfahrung und Ihr Organisationstalent voll einbringen können.

Stellenbeschreibung

Sind Sie eine erfahrene, gut organisierte Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt und die Dinge strukturiert und zielgerichtet vorantreibt? Haben Sie Lust, in einem dynamischen und abwechslungsreichen Umfeld Ihre organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen? Dann sind Sie bei uns genau richtig!

In dieser Funktion übernehmen Sie vielseitige administrative Aufgaben im Bereich der Partnerorganisationen (Gastronomie / Detailhandel). Sie sind der Dreh- und Angelpunkt für die Verwaltung unserer Dokumentenablage auf SharePoint und koordinieren Termine mit internen und externen Stakeholdern. Bei Kommissionssitzungen leisten Sie wertvolle Unterstützung und sorgen für eine reibungslose Organisation.

Zudem sind Sie für die Rechnungsverwaltung verantwortlich, holen Offerten ein und erstellen Beschaffungsanträge. Auch die Koordination von Reparaturen und Unterhalt sowie das Bewirtschaften des Gastro-Grossinventars gehören zu Ihren Aufgaben. Sie unterstützen bei der Erstellung von Halbjahres- und Jahresreporten, indem Sie die Finanzzahlen professionell aufbereiten. Excel und strukturierte Word-Dokumente gehören zu Ihrem täglichen Handwerkszeug.

Ihre Kompetenz in der Protokollführung und der Erstellung von Präsentationen hilft dabei, die Kommunikation innerhalb und ausserhalb des Teams zu stärken. Besonders wichtig ist überdies Ihre Fähigkeit, serviceorientiert auf Gästeanfragen zu reagieren.

Warum diese Position für Sie?

Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Expertise einzubringen und bestehende Prozesse aktiv mitzugestalten. Sie arbeiten nicht nur eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, sondern sind auch in bereichsübergreifende Projekte eingebunden. Ihre strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sorgt dafür, dass Sie Aufgaben gewissenhaft koordinieren und erfolgreich umsetzen können.

Durch Ihre vielseitigen Tätigkeiten können Sie Ihre beruflichen Kompetenzen weiterentwickeln und dabei Verantwortung übernehmen, die nicht nur Ihre Fähigkeiten fordert, sondern auch fördert. In einem unterstützenden und aufgeschlossenen Team haben Sie Raum, Ihre Ideen einzubringen und die Zusammenarbeit kontinuierlich zu optimieren.

 

Profil

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (mind. 3-jährige Lehre).
• Eine Weiterbildung im Bereich Organisation oder Prozessmanagement ist von Vorteil.
• Sie bringen einige Jahre Berufserfahrung im administrativen Bereich sowie in der Mitarbeit an Projekten mit.
• Der versierte Umgang mit MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote) ist für Sie selbstverständlich.
• Sie denken vernetzt und analytisch und können komplexe Zusammenhänge schnell erfassen.
• Ihre ausgeprägte Planungs- und Organisationsfähigkeit hilft Ihnen, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.
• Sie zeichnen sich durch eine hohe Kunden- und Dienstleistungsorientierung aus.
• Sie besitzen Durchsetzungsvermögen und bleiben auch unter Belastung ruhig und fokussiert.
• Als Teamplayer:in kommunizieren Sie ausgezeichnet in Deutsch und können sich auch in Englisch gut ausdrücken.

Arbeitsort

Arbeitsort

Wir bieten

Diese Position bietet Ihnen nicht nur abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben, sondern auch die Chance, in einem dynamischen Umfeld aktiv mitzuwirken. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Karriere weiter voranzutreiben und Ihre Fähigkeiten in einer wertschätzenden Arbeitsumgebung weiterzuentwickeln.

Sind Sie bereit, Ihre nächsten beruflichen Schritte in einem motivierten Team zu gehen? Wenn Sie Lust auf eine neue Herausforderung haben und sich in einem spannenden, vielseitigen Arbeitsumfeld entfalten möchten, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Darüberhinaus bieten wir weiter:

• ETH Sozial- und Leadershipkompetenzen
• Moderne Arbeitsplätze, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit für Homeoffice
• Ein aufgestelltes Team
• Eine offene, wertschätzende und unterstützende Teamkultur
• Regelmässige Events, die den Teamzusammenhalt stärken, der Vernetzung dienen und ein respektvolles Arbeitsklima schaffen
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und an der Entwicklung der Abteilung mitzuwirken
• Zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten für Ihre persönliche Entwicklung
• Vergünstigungen für Mitarbeitende wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, Sportangebote des ASVZ, Kinderbetreuung etc.
• Attraktive Vorsorgeleistungen

Bewerben Sie sich jetzt und werden Sie Teil unseres Teams!

chevron_right Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität ist uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können.

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Arbeitszeugnisse und Diplome

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über die Abteilung Campus Services finden Sie auf unserer Webseite. Für Auskünfte steht Ihnen Frau Silke Rottler, E-Mail silke.rottler@ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.

Über die ETH Zürich

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