Persönliche Assistentin / persönlicher Assistent des Delegierten des Bundesrates für die Ukraine

Aufgaben

• Den Terminkalender des Delegierten für die Ukraine selbständig führen, eine reibungslose Abwicklung des Tagesgeschäfts sicherstellen, die für Sitzungen, Tagungen, Reisen und andere Veranstaltungen erforderlichen Unterlagen rechtzeitig und in einwandfreier Qualität zur Verfügung stellen
• In Absprache mit den zuständigen Organisationseinheiten Dienstreisen organisieren und die entsprechenden Dienstreiseabrechnungen erstellen
• E-Mails und sonstige Korrespondenz in deutscher, französischer und englischer Sprache nach Rücksprache mit der Leiterin oder dem Leiter des Büros des Delegierten für die Ukraine selbständig bearbeiten
• Anrufe und Anfragen an den Delegierten für die Ukraine entgegennehmen, telefonischer Kontakt mit Behörden, Organisationen sowie Bürgerinnen und Bürgern im In- und Ausland
• Schnittstelle zu EDA-internen und externen Stellen, administrative Organisation des Büros des Delegierten für die Ukraine in Abstimmung mit dessen Leiterin oder dessen Leiter und den Unterstützungsfunktionen
• Administrative und logistische Aufgaben des Büros koordinieren, physische, virtuelle und hybride Veranstaltungen planen und durchführen, Treffen koordinieren, Fristen überwachen

Profil

• Kaufmännische Berufsausbildung, Weiterbildung als Direktionsassistent/-in und mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion innerhalb der Bundesverwaltung, Erfahrung in einer Schweizer Auslandvertretung erwünscht
• Solide IT-Kenntnisse (Acta Nova, MS-Office, Outlook) und Gewandtheit im Umgang mit den verschiedenen Arbeitsmitteln
• Selbständige und zuverlässige Arbeitsweise, Eigeninitiative und Flexibilität
• Organisationstalent, Belastbarkeit und Teamfähigkeit
• Integrität, Loyalität und Diskretion
• Sehr gute redaktionelle Kenntnisse in mindestens zwei Amtssprachen und in Englisch
• Interesse für die Innen- und Aussenpolitik der Schweiz, insbesondere im Zusammenhang mit dem Konflikt in der Ukraine

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte.

Das Generalsekretariat (GS-EDA) unterstützt und berät als Stabstelle den Departementsvorsteher in seiner täglichen Arbeit. Es bereitet die Geschäfte für Parlament und Bundesrat vor und informiert die Öffentlichkeit über die Aktivitäten des Departements. Zudem unterstützt es das Vertragsmanagement im EDA, führt das Compliance Office und prüft die Effektivität des Risikomangements, der Kontrollen sowie der Führungs- und Überwachungsprozesse. Ausserdem stellt es die Chancengleichheit im EDA sicher und behandelt alle historischen Fragen, die das Departement betreffen. Dem Generalsekretariat unterstellt ist zudem Präsenz Schweiz, welche die Strategie des Bundesrats für die Landeskommunikation der Schweiz umsetzt.