Assistent/in - Krisenmanagement-Zentrum KMZ - Staatssekretariat EDA

Aufgaben

• Selbständige Koordination und Planung des Terminkalenders der Abteilungsleitung, verantwortlich für den reibungslosen Tagesablauf und das fristgerechte Eintreffen der Dokumente für Treffen, Sitzungen etc.
• Aktive Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Dossiervorbereitung;
• Selbständige Bearbeitung von E-Mails und weiterer Korrespondenz (D/E/F) in Absprache mit der Abteilungsleitung und/oder der Stabsstelle;
• Protokollführung;
• Administrative Organisation der Abteilung und Sicherstellung von einheitlichen und kohärenten administrativen Abläufen in Koordination mit den KMZ-Supportstellen und der Stabsstelle;
• Ansprech- und Verbindungsperson zu anderen Abteilungen, Direktionssekretariat, Generalsekretariat und externen Stellen;
• Organisation von Dienstreisen zusammen mit den zuständigen Organisationseinheiten inkl. anschliessender Dienstreiseabrechnung;
• Administrative und logistische Koordination, Organisation und Planung von physischen, virtuellen und hybriden Events;
• Koordination und Fristenkontrolle der Termine und Jahresplanung der Abteilung sowie Absenz-und Vertretungsmanagement;
• Superuser/in / Acta Nova (Geschäftsverwaltung und Dokumentenablage);
• Punktuelle Unterstützung in der Finanzadministration;
• Koordination für die Beantwortung von internen und externen Anfragen;
• Koordination von Projekten.

Profil

• Höhere Berufsbildung oder kaufmännische Grundausbildung, Weiterbildung zum/zur Direktionsassistent/in mit eidg. Fachausweis von Vorteil sowie mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion;
• Selbständiges und zuverlässiges Arbeiten, Eigeninitiative, hohe Flexibilität, teamorientierte und belastbare Persönlichkeit mit Organisationstalent, die auch in hektischen Situationen adäquate Lösungen findet;
• Integre, verschwiegene und loyale Persönlichkeit;
• Interesse am Krisen- und Sicherheitsmanagement;
• Vertiefte und sehr gute redaktionelle Sprachkenntnisse in D/F/E;
• solide ICT-Anwenderkenntnisse (Acta Nova,MS Office-Palette) und Affinität zu Tools des digitalen Arbeitens;
• Erfahrung im Bereich Projektmanagement.

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte.

Das Staatssekretariat (STS) steuert die Entwicklung, Koordination und Planung der Aussenpolitik und ist zuständig für die Berichterstattung zuhanden der politischen Behörden und die Leitung des Aussennetzes der Schweiz. Es verantwortet die Umsetzung der aussenpolitischen Strategie der Schweiz. Zu den wichtigsten Dossiers gehören die Zusammenarbeit mit den Vereinten Nationen (UNO), die Entwicklung der Beziehungen zur Europäischen Union (EU) sowie die Sicherheits- und Friedenspolitik.